Notatka prasowa — co to jest i jak napisać?

Prowadzisz firmę i masz do przekazania coś ważnego? Wykorzystaj możliwości notatki prasowej. Jako narzędzie wspierające działania PR, pomoże ci dotrzeć z komunikatem do szerokiego grona odbiorców. Dowiedz się, jak napisać informację prasową, która zainteresuje dziennikarzy oraz… wspomoże działania w zakresie SEO. 

Zastanawiasz się, co to notatka prasowa? Jest ona formą dziennikarską, która stanowi jedno z najstarszych narzędzi wykorzystywanych w PR. Za jej pośrednictwem można poinformować odbiorców o funkcjonowaniu swojej firmy, dlatego często określa się ją mianem newsa. Może dotyczyć dowolnego tematu, np. ważnego wydarzenia w życiu przedsiębiorstwa, organizowanego eventu, wprowadzania nowego produktu, rozszerzania zakresu usług.

Notatka prasowa powinna charakteryzować się przejrzystą strukturą, dlatego ważna jest jej odpowiednia konstrukcja. 

Tytuł

Tytuł to jeden z najmocniejszych akcentów w notce prasowej. To na nim spoczywa odpowiedzialność za to, czy dziennikarze zainteresują się przesłanym komunikatem. Nie może być więc „suchą” informacją, lecz musi się wyróżniać. 

Przykład. Już 25 tysięcy kredytobiorców frankowych wybrało ugody z mBankiem👇

Ważne! Tytuł notatki prasowej powinien mieścić się w granicach 70-80 znaków. 

Lead

Intrygujący nagłówek to zdecydowanie za mało, aby dziennikarze zainteresowali się notatką prasową. Ogromną rolę odgrywa lead (wprowadzenie), który powinien przyciągnąć uwagę i jednocześnie prezentować najważniejsze informacje.

W tym przypadku warto zastosować tzw. zasadę 5xW + H, w ramach której musisz odpowiedzieć na najistotniejsze pytania:

• gdzie? (where?)
• dlaczego? (why?)
• kiedy? (when?)
• co? (what?)
• kto? (who?)
• jak? (how?)

Dlaczego ważne jest, aby w leadzie zamieścić najważniejsze informacje? Istnieje jakieś prawdopodobieństwo, że dziennikarz nie zapozna się z pełną treścią komunikatu prasowego. Kiedy we wstępie otrzyma „mięso”, będzie wiedział, czy jest to wartościowa informacja.

Treść główna

Treść główna to rozwinięcie tego, co zostało podane w leadzie. Na tym etapie możesz przekazać informacje w szerszym kontekście, z uwzględnieniem szczegółów. Dobrym pomysłem jest zamieszczenie cytatów — wypowiedzi przedstawiciela firmy uwiarygodnią przekaz i urozmaicą treść.

Przykład. Przemysław Koch z VeloBanku nagrodzony tytułem Lidera Cyfryzacji Sektora Bankowego👇

Wątki poboczne

Jeśli w komunikacie prasowym masz wiele do przekazania, możesz uzupełnić go o wątki poboczne. Są to wszelkie informacje, które mają mniejszą rangę, ale mogą zaciekawić. 

Wskazówka! W wątkach pobocznych podejmij te tematy, które choć ważne — nie mają aż takiego znaczenia. Upewnij się, że jeśli odbiorca pominie tę część, nie straci nic istotnego. 

Kontakt 

Dane o firmie są zwieńczeniem notatki prasowej, dzięki którym odbiorca będzie mógł zgłosić się do przedsiębiorstwa, tj. osoby odpowiedzialnej za kontakt. Podaj nie tylko nazwę firmy i adres, ale przede wszystkim imię i nazwisko osoby kontaktowej, jej numer telefonu i adres e-mail.

Teoria teorią, dlatego warto poznać rzeczywiste przykłady notatek prasowych opublikowanych w internecie. 

Przykład 1. Toyota liderem rynku flotowego w I kwartale 2025 roku.

Przykład 2. Ten deser nieźle namiesza! McFlurry Pistacjowe w ofercie McDonald’s.

Dziennikarze otrzymują setki notatek prasowych, więc twój komunikat prasowy może im umknąć lub wydać się mało interesujący. Dlatego musisz zrobić wszystko, aby notatka została zauważona i wybrana spośród innych. Jak ją wyróżnić na tle konkurencyjnych informacji prasowych?

• Tylko aktualne informacje 

Notatka prasowa jest czymś w rodzaju newsa, dlatego nie może dotyczyć archiwalnych informacji. Musi odnosić się wyłącznie do świeżych danych — w przeciwnym razie nie zostanie opublikowana. 

Jeśli więc np. premiera twojego produktu miała miejsce 6 miesięcy temu, odpuść. No chyba że dopiero po tym okresie odniósł spektakularny sukces, którym warto się pochwalić. 

• Wysoka wartość merytoryczna 

Notatka prasowa musi nieść dużą wartość merytoryczną — zarówno dla samych dziennikarzy, jak i dalszych odbiorców. Dlatego zamieszczaj wyłącznie wartościowe informacje — takie, którymi faktycznie warto się pochwalić i które mogą być cenne z punktu widzenia czytelników. 

• Cytaty, statystyki, źródła

Wypowiedzi przedstawiciela firmy, opinie niezależnych ekspertów, statystyki — to wszystko zwiększa wiarygodność przekazu oraz wyróżnia informację prasową na tle innych. Dlatego zadbaj o umieszczenie takich elementów, dzięki czemu notatka będzie miała większe szanse na wzbudzenie zainteresowania dziennikarzy. 

• Zwięzłość i przejrzystość 

Dziennikarze nie mają w zwyczaju czytać informacji prasowych „od deski do deski”. Częściej skanują notatki, dlatego warto im w tym pomóc. Zadbaj o przejrzystość treści oraz zwięzłość komunikatu. Nie rozpisuj się na siłę, by notatka prasowa nie straciła swojego sensu i charakteru. Jeśli tekst jest dłuższy, zastosuj podział na akapity, twórz wypunktowania itp. 

• Elementy storytellingu 

Chociaż storytelling kojarzy się z dłuższymi opowieściami, jego elementy możesz zamieścić w notce prasowej. Gdzie i jak je wykorzystać? Tego rodzaju narzędzie sprawdzi się m.in. do opisywania historii lub przykładów z życia klientów. Dzięki temu notatka prasowa lepiej zapadnie w pamięć i będzie miała większy potencjał viralowy.

• Dodatkowe grafiki

Aby twoja informacja prasowa wyróżniała się, uzupełnij ją o grafiki. Mogą to być np. zdjęcia produktu, wykresy, infografiki — wszystko to, co ma związek z treścią przekazywanego komunikatu.

Pamiętaj! Jeśli zamieszczasz w treści grafiki, dodaj je jako załączniki do wysyłanej notatki.

Jak napisać informację prasową, która zainteresuje dziennikarzy? Nie jest to łatwe zadanie, ponieważ musisz uwzględnić oczekiwania odbiorców, a one mogą być różne. Skorzystaj więc z poniższych wskazówek od agencji copywriterskiej, dzięki którym stworzenie skutecznego komunikatu prasowego będzie łatwiejsze.

1. Określ cel notatki prasowej

Jeśli zastanawiasz się, jak napisać notatkę dla prasy, zastanów się nad celem komunikatu. Chcesz poinformować o nowym produkcie lub spektakularnym sukcesie swojej firmy? A może zamierzasz zaprosić na organizowany przez siebie event? 

Najważniejsze jest to, aby przekaz był jasny dla odbiorców.

2. Zadbaj o prawidłową strukturę 

Dla dziennikarzy liczy się przejrzystość treści, dlatego w jej zachowaniu pomoże prawidłowa struktura. Pamiętaj, że notatka prasowa musi mieć chwytliwy tytuł, konkretny i angażujący lead oraz zwięzłą treść główną. Jeśli masz taką potrzebę, dodaj wątki poboczne, które uzupełnią przekazywane przez ciebie informacje.

3. Wykorzystaj zasadę odwróconej piramidy 

Kiedy chcesz przykuć uwagę dziennikarzy, stosuj zasadę odwróconej piramidy — od ogółu do szczegółów. Jeśli zastanawiasz się, jak napisać notatkę prasową w ten sposób, rozpocznij tekst mocnym akcentem, a następnie przedstaw najważniejsze dane w zwięzły sposób. Na końcu zamieść mniej istotne informacje. 

Dlaczego to ważne? Wiesz już, że dziennikarze mają w zwyczaju skanować treści, a taka zasada ułatwia im na wstępie zapoznanie się z najważniejszymi informacjami. Ponadto zaprezentowanie na początku konkretnych danych (clou notki prasowej) pozwala uniknąć sytuacji, w której ktoś je pominie, gdy zrezygnuje z dalszego czytania. 

4. Umieść krótki opis firmy 

Zwieńczeniem notatki prasowej powinny być dane firmowe, ale nie warto ograniczać się wyłącznie do danych kontaktowych. Zamieść krótki (2-3 zdania) opis przedsiębiorstwa — najlepiej w kontekście pasującym do treści notatki prasowej.

Wiesz już, jak się pisze notatkę prasową, co nie oznacza, że wiesz, jakich błędów się wystrzegać. Są one dość częste i mogą „zdyskwalifikować” twój komunikat prasowy w oczach dziennikarzy. Co możesz zrobić źle? 

• Promujesz zamiast informować

Notatka prasowa to nie artykuł sponsorowany, dlatego nie ma w niej miejsca na przesadną reklamę firmy. Musisz zachować neutralny ton, unikając np. pisania zdań w 1. os. l. mnogiej, wychwalając swoje osiągnięcia lub produkty. W zamian zamieść dane liczbowe, raporty, statystyki, wypowiedzi niezależnych ekspertów. 

• Wdajesz się w szczegóły 

Mimo że w notatce prasowej możesz zamieścić wątki poboczne, nie warto przesadnie wdawać się w detale — chyba że mają one znaczenie. W przeciwnym razie tekst straci klarowność i przejrzystość.

• Piszesz za dużo 

Notatka prasowa — jak sama nazwa wskazuje — jest notatką, a nie długim artykułem. Dlatego staraj się nie przekraczać 1-2 stron. W przypadku, gdy masz do przekazania znacznie więcej informacji, odeślij do strony internetowej lub innego źródła.

• Odbiegasz od tematu 

Każdy wzór notatki prasowej uwzględnia krótki lead, konkretne rozwinięcie i wątek poboczny — związany z tematem. Zdarza się jednak, że wątek poboczny zawiera wiele elementów, które częściowo odbiegają od tematu. To przyczynia się do zaburzenia klarowności przekazu i wprowadzeniu chaosu. Tym samym zwiększasz ryzyko, że komunikat prasowy nie zostanie opublikowany. 

• Nie poddajesz tekstu korekcie 

Notatka prasowa to wizytówka twojej firmy, dlatego nie możesz pozwolić sobie na najdrobniejszy błąd. Nie rezygnuj więc z korekty, lecz sprawdź tekst pod kątem błędów językowych, ortograficznych, stylistycznych, interpunkcyjnych. 

• Podajesz dane kontaktowe do niewłaściwej osoby

Błędem jest podawanie ogólnych danych kontaktowych zamiast do konkretnej osoby. Przedstawiciel firmy musi być zorientowany w temacie, bo to do niego będą dzwonić osoby zainteresowane tematem. Rozmowa z osobą, która nie wie, o co chodzi, może skutkować utratą wiarygodności i wizerunku. Dlatego warto przemyśleć, czyje dane zostaną podane w „stopce” notatki prasowej.

Notatka prasowa powinna być nie tylko dopasowana strukturą i wyróżniać się wśród konkurencji. Warto wykorzystać ją do… zwiększenia widoczności strony w wynikach wyszukiwania. Dlatego zadbaj o aspekt SEO. W jaki sposób?

Pamiętaj o:

• doborze odpowiednich słów kluczowych;
• dodaniu linków do swojej strony www;
• właściwym formatowaniu treści (struktura nagłówków H1-H3);
• podpisaniu grafik.

Notka prasowa pomaga w działaniach link building na dwóch płaszczyznach:

• pozyskiwanie naturalnych linków zwrotnych — linki wychodzące z zewnętrznych serwisów pomagają zdobywać wyższe pozycje w wynikach wyszukiwania;
• poprawa autorytetu domeny — publikacja informacji prasowych na wartościowych serwisach branżowych wpływa pozytywnie na autorytet twojej domeny; wzrasta Domain Authority, który jest uwzględniany przez Google przy ustalaniu pozycji strony w wynikach wyszukiwania.

Dobrze przygotowana notatka prasowa to ważny element skutecznej komunikacji z mediami oraz wspierający SEO. Aby usprawnić swoje działania związane z dystrybucją notatek prasowych i link buildingiem, warto skorzystać z Collaborator — platformy wspierającej efektywne publikowanie treści w sprawdzonych mediach na całym świecie.